Introducción
Luego de varias semanas, he podido retomar la escritura de artículos para este blog. El tema de hoy abarca una situación muy común cuando se tienen varias máquinas, que pueden ser PCs o Portátiles, y una gran cantidad de información como por ejemplo: videos, imágenes, música y documentos. En estos casos podemos tener varios Gb de información y, por lo general, nos vemos en la necesidad de tenerla en más de un equipo o accesible para más de un usuario. En otros casos, queremos resguardarla de forma que si perdemos el equipo o se daña, se puede recuperar.
Sin importar cual sea el medio/dispositivo, que se tenga para compartir o respaldar archivos, el problemas es el mismo como conseguir de forma automática que los archivos se encuentren disponibles en todas las máquinas y en cualquier momento, que se asegure la sincronización, que no se hagan copias innecesarias, que solo se copien los archivos agregados y modificados, para evitar la perdida de tiempo, el cual puede ser horas, en copiar toda la información de nuevo.
La solución debe conseguir sin importar si se usa un Pendrive, un Disco Duro Externo, un Celular, un Directorio compartido por el sistema operativo o un disco compartido por un dispositivo de Network Storage; y sin importar si estoy local, conectado vía USB, Bluetooth o una red cableada o WiFi.
El problema puede ser un verdadero dolor de cabeza, cada vez se vuelve más complejo (al añadir más equipos e información o al cambiar a una nueva máquina), toma más tiempo y por lo general es más fácil cometer errores.
En este artículo vamos a tratar brevemente cuales son las opciones para almacenar y compartir los archivos (sin entrar en equipos muy sofisticados); cuales son los dispositivos que tengo para hacerlo en mi casa, solo para modo de referencia, y luego voy a recomendar una herramienta, que he probado y que he visto que funciona. En este artículo, solo voy a hablar de una recomendación, pues la mayoría de productos con los que intenté no funcionaron, y algunos ni siquiera se pudieron instalar. Así que no vale la pena ni mencionarlos.
No vamos a entrar en temas profundo como el de manejo de versiones de archivos, o como bloquear archivos para evitar que se hagan cambios por dos personas al mismo tiempo sobre un mismo archivo, o software para hacer sistemas de almacenamiento distribuido, o como compartir archivos en Internet (este tema lo quiero tratar en en otra oportunidad). Finalmente, aunque uso la herramienta como un método básico de respaldo, no quiero dar a entender que es el mejor, o que es el único; hay mecanismos más idóneos de hacer y garantizar un respaldo, y que además son más eficientes, aunque pueden ser más complejos.
Algunas formas de compartir Archivos
Como se explicó en la introducción, existen varias formas de hacer esto solo voy a hacer una breve introducción y dar algún comentario de como funcionan.
Uso de un Pendrive u otro dispositivo de memoria
Este es, probablemente, uno de los métodos más usados y el que puede dar más dolores de cabeza. ¿Dónde esta el Pendrive? ¿Cuál de ellos? ¿Tiene la última versión del archivo? ¿Por cierto, no tiene virus…. verdad? ¿Tiene espacio suficiente? ¿Lo perdisteis? Ponle otro nombre al archivo, por si acaso, pero, no borres el que esta allí!!!! Vente con el PenDrive tu, yo no me quiero parar!! no ves que estoy ocupado!!! Cuales fueron los archivos que cambié??? Y sacaste el Pendrive sin darle al icono que te dice que ahora es seguro sacarlo?? cópialos todos en otro directorio por si acaso!!!
No quiero que me malinterpreten, es un método muy usado y es válido. Tiene sus ventajas, y tiene sus desventajas. Ventajas: Sencillo, se puede llevar a todas partes, y es económico. Desventajas, todas las de los comentarios de arriba, solo por citar algunas. Ahora, es un mecanismo para compartir archivos, y lo que es necesario es tener una herramienta que nos permita no tener tantos problemas al usarlo.
Uso de un Disco Duro Externo (u otro dispositivo)
Este es prácticamente el mismo caso que el del Pendrive, con algunas características adicionales. Tienen más capacidad, por lo general esto es bueno pues puede garantizar el uso de un solo dispositivo para compartir o respaldar toda la información; pero también trae problemas adicionales, por que tienes más opción de dejar más copias de un mismo archivo, y tenerlas por más tiempo, por lo que es probable que no recuerdes que versión es la que está en el disco y como tienes espacio, puedes verte tentado hacer otra copia (el problema se incrementa). Igualmente es un medio valido para almacenar pero necesitas herramientas para hacerlo de la forma correcta.
Un tema adicional es que en este caso se puede contar, no solo con Disco Duros Externos “Tradicionales”, puedes usar dispositivos MP3s/MP4s, iPods o teléfonos celulares. Todos estos conectados vía USB o por BlueTooth. Así que la herramienta que nos ayude a manejar esto, debe poder trabajar con cada una de estas opciones.
Compartir disco u dispositivos usando la opciones del Sistema Operativo
Los sistemas operativos, tanto Windows como Linux, ofrecen métodos para compartir archivos usando la red. Esto simplifica el tema de tener que ir de una máquina a otra en cada oportunidad, con el Pendrive o el Disco Duro Externo, para actualizar. Puedes tener una sola copia del archivo, ya que este reside en el directorio compartido. Esto permite disminuir parte de los problemas,pero no los elimina por completo, y tiene una limitante importante:¿ Qué pasa si la máquina donde reside los directorios, no esta? Se la llevo la persona (esposo? esposa? compañero de trabajo?) para una reunión!!! o para usarla en el café!!! o se daño!!! Como trabajamos si esto pasa? Tenemos que dejar una máquina dedicada para esto?
Así que aunque usemos este método seguimos teniendo algunos problemas básicos (sin entrar en temas complicados como manejo de versiones, o si dos personas usan un mismo archivo, cual es el que queda, etc.); de igual forma necesitamos una herramienta que nos permita simplificar los problemas, al momento de compartir los archivos.
Por cierto, si quieren saber como compartir archivos en Windows, al final del artículo coloco unos links que detallan como hacerlo. No coloco los de Linux, por que me parece muy avanzado para este blog.
Uso de un Network Storage
Para explicarlo de manera sencilla, un Network Storage es un dispositivo al que se le conectan (o trae internamente) Discos Duros, y que permite acceder a los discos de manera remota usando una red cableada o WiFi. Tiene las mismas características de la compartición mediante el sistema operativo, y por ende las mismas ventajas y desventajas, excepto que el dispositivo normalmente permanece en la casa u oficina, por lo que no se tiene que dedicar una máquina para compartir la información. Es un equipo adicional que hay que adquirir. Por mi parte prefiero tenerlo, ya que me permite compartir archivos sin la necesidad de ir y venir de una máquina a la otra, y no tengo que dedicar una máquina para compartir archivos. Al final del artículo coloco algunos links sobre este tipo de dispositivos, para los que estén interesados. Solo agrego que el precio de estos oscilan entre US$50 y US$180.
De igual forma, se necesita una herramienta para hacer la copia y sincronización de los archivos con este dispositivo, para hacerlo de manera automática, libre de errores y sin tener copias innecesarias de los directorios y archivos.
Descripción de la infraestructura con la que cuento:
Como ya he descrito tengo alrededor de 4 máquinas, usadas entre mi esposa y yo. Por lo que compartir y sincronizar archivos es fundamental, tanto para el trabajo que realizamos en conjunto (Documentos tanto en Word y Excel como documentos escaneados y guardados en formato PDF y JPG), algunos trabajos que estoy haciendo de desarrollo de programas, y que quiero tener en cualquiera de las máquinas que uso; así como para el esparcimiento (Música, Fotos y Videos).
Uso 2 Discos Externos (un WD My Book ES de 500GB y un Seagate Desktop de 1 TB) conectados a una dispositivo de Network Storage (NSLU2 , Network Storage Link for USB 2.0 Disks de linksys). La idea es que uno me sirva de backup del otro, nada sofisticado, de vez en cuando sincronizo los directorios. El dispositivo de Network Storage me ha sido de gran ayuda por que me permite tener siempre disponible los discos sin necesidad de tener que asignar una máquina para esto. Para mayor información sobre los Network Storage y del NSLU2, ver los links al final del artículo.
Mis máquinas tienen Windows 7 o Windows XP , y se conectan a la red vía Wifi. Al conectarse a la red, pueden acceder al Network Storage, y de allí a los discos. El sistema operativo tanto XP como Win7, reconocen el dispositivo y hacen que funcione como si los discos estuvieran físicamente conectados a la máquina, al que se le asigna un Drive, en mi caso Y:\ y Z:\.
Herramienta de sincronización de archivos
Estuve probando una serie de herramientas, comenzando por los OpenSource (y gratuitos) que encontré. Ninguno funcionó. Probé unos cuantos. Si se llegaban a instalar, luego no funcionaban al momento de hacer la sincronización.
Probé una herramienta que desarrolla Microsoft, llamada SyncToy en su versión 2.1. Al principio pareció prometedora, se instaló bien, y te permite Sincronizar, hacer respaldos o solo hacer cambios (sin borrar) entre directorios. Pero a medida que lo usaba, se fueron presentando errores, al parecer debido a tener los archivos compartidos por la red, en el cual algunos archivos no se copiaban, por lo que no podía confiar en que la sincronización era exitosa. Luego de hacer cambios en los accesos, leer el manual de mi network storage (por si ese era el del problema) y de tener que re-hacer la tarea de sincronización, en el caso de synctoy, se tiene la necesidad de copiar de nuevo todos los directorios y archivos, lo que me llevaba un par de horas por cada intento; leyendo en un foro, había una recomendación de que dejaran de perder el tiempo con SyncToy, no funciona y siempre te va a dar ese error. En ese foro se recomendaba el uso de GoodSync, que es la herramienta que voy a recomendar. Solo por si acaso, les dejo el link de Synctoy al final del artículo. Puede ser que en mi caso, tuviese alguna configuración errada, pero realmente me dio más dolores de cabeza que una solución.
Antes de probar GoodSync había comprado, por Amazon, el aplicativo Nero Back It up que tiene una herramienta de sincronización. Pero luego de probar GoodSync, ni siquiera se me a ocurrido probar el de Nero. Realmente es bueno, Confiable, sencillo y funciona. En algún momento probaré el de Nero y haré o no su recomendación. Para el momento en que escribo este artículo, he probado por más de 3 meses la herramienta de Goodsync, y ha funcionado muy bien.
La herramienta en cuestión se puede encontrar en: http://www.goodsync.com/, tiene una página en español: http://www.goodsync.com/es/. No voy a explicar como funciona, por que en la página lo explica muy bien, y toda la explicación la tienen en español. Pero si voy a dar unos tips.
Existe un trial gratuito, que incluye la funcionalidad del GoodSync Pro, por 30 días. Luego tiene una restricción a un número de Directorios/Tareas y archivos a los que se les puede sincronizar. Para usarlo sin límite, hay que adquirir la licencia, lo cual hice con mucho gusto, por que funciona muy bien. Yo uso la versión PRO que cuesta unos US$ 30 + 10 dólares por equipo adicional. Tienen una versión Enterprise (tiene algunas capacidades adicionales, como forzar sincronización al comenzar o terminar la sesión de Windows). Y se tiene la versión GoodSync2Go que se instala en el disco o en el Pendrive y se encarga de hacer la sincronización cuando se conecta el Disco Duro o el Pendrive a un equipo.
La solución es sencilla y permite hacer una sincronización Total o un respaldo, sin importar si se hace a un disco local, externo, Pendrive, Disco Compartido por el Sistema Operativo o via Network storage; y sin importar si la red es Wireless o Cableada, o si un dispositivo se comparte vía BlueTooth. Además en el caso que se tenga que re-crear la tarea de sincronización (ejm: se borro la tarea en la herramienta o se necesitar para una máquina extra o nueva), GoodSync reconoce los archivos y solo sincroniza los que faltan o los que cambiaron, ahorrando mucho tiempo.
La herramienta tiene una serie de opciones para configurar las sincronizaciones, pero de manera básica (sin seleccionar opciones adicionales de configuración) te permite hacer una sincronización bidireccional o un respaldo. En la primera, se seleccionan directorios fuente y destino. Cualquier cambio en los que se agreguen, borren o modifiquen archivos en cualquiera de estos directorios, se ejecuta la misma acción en el otro. En el caso de respaldo, solo se copian los archivos modificados o nuevos del directorio fuente al destino.
Por cierto, la empresa que se encarga del desarrollo de la herramienta, genera actualizaciones constantes de la herramienta, corrigiendo cualquier error que se presente (en mi caso, no he tenido el primero). Esto da la impresión de que tienen un buen nivel de soporte.
Como Utilizo la herramienta
Se crean unas tareas para sincronizar los directorios donde se guarda la información del usuario (Mis Documentos, Mis Imágenes, Mi Música, Mis Videos) así como cualquier directorio en los que se tenga información adicional (por ejemplo, tengo un directorio para los programas que estoy desarrollando y quiero que se replique a todas las máquinas que uso). Selecciono en que directorio del disco remoto (vía Network Storage) quiero que se haga la sincronización, y se ejecuta la acción de Analizar y Sincronizar. Eso ejecuta la sincronización en cada uno de los directorios, de manera automática, y una vez configurada, no tienes que estar recordando que archivos o que directorios se modificaron (mientras que esos directorios estén dentro del directorio Fuente o el Destino). En el caso de que sea un PenDrive, o cualquier otro medio, el trabajo es el mismo.
Las tareas se exportan y las puedes importar en otra máquinas donde tengas instalado el GoodSync. En el momento que ejecutes el Analizar y Sincronizar, se sincronizan los archivos, creando una réplica de los archivos de la primera máquina, así de fácil. Esto es muy útil, no solo para mantener en todas las máquinas la información que necesitas, sino también para hacer una migración de tu información cuando quieres cambiar a una máquina nueva.
Finalmente, como tengo dos Discos conectados al Network Storage, he creado una tarea de respaldo. Así, si pierdo el primer disco, o si accidentalmente borro la información, tengo un respaldo en otro disco.
Un punto que creo que es importante, en la documentación de la herramienta, aparecen recomendaciones para sincronizar datos específicos de algunas aplicaciones, como el correo de Outlook. Esto sirve para que la información que se almacena local, en un cliente de correo; pueda ser sincronizada entre distintas máquinas y no se note la diferencia entre trabajar con una u otra. Esto no lo he probado, pero pronto lo debería estar haciendo con el cliente de correo de Windows Live Mail.
Espero que estas líneas les hayan servido. Hasta un nuevo artículo.
Información de Interés
Compartir Directorios en Windows:
http://support.microsoft.com/kb/980458/es
http://es.kioskea.net/contents/configuration-reseau/partage-fichiers.php3
http://windows.microsoft.com/es-ES/windows-vista/Share-files-with-someone
http://support.microsoft.com/kb/304040/es
http://www.configurarequipos.com/doc1172.html
Network Storage yNSLU2:
http://es.wikipedia.org/wiki/Network-attached_storage
http://es.wikipedia.org/wiki/NSLU2
Otros Dispositivos de Network Storage:
GoodSync:
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